Jak przygotować się na kryzys, zanim się wydarzy?

Z małej chmury duży deszcz, czyli jak przygotować się na kryzys, zanim się wydarzy?

Kryzysy wizerunkowe są jak burze – mogą nadejść niespodziewanie, z małej chmury zrobić wielką nawałnicę i zmienić pejzaż firmy na długi czas. Jedni trzymają parasole głęboko w szafie, inni dokładnie analizują prognozy pogody, a jeszcze inni zawsze liczą na słońce.

W której grupie jest Twoja firma?

1. Analizuj i interpretuj, bo liczą się fakty

Nie chodzi o to, żeby wróżyć z fusów, ale na trzeźwo i z otwartą głową analizować rzeczywistość:

✅ Na jakie zagrożenia jest narażona Twoja firma? (pomyłka produktowa, cyberatak, kontrowersyjna wypowiedź CEO?)

✅ Czy i gdzie występują „wąskie gardła”, które mogą być kryzysogenne?

✅ Jakie kanały komunikacji posiada Twoja firma, w których może tlić się kryzys?

✅ Czy masz zbudowaną kaskadę kontaktów?

✅ Jakie są Twoje relacje z kluczowymi mediami?

Każda dobrze zarządzana firma powinna mieć opracowane scenariusze na różne kryzysy. Przezorny zawsze ubezpieczony – to nie jest wyświechtane porzekadło.

‍

2. Wyznacz sztab kryzysowy – mianuj decydentów

Kiedy wybucha kryzys, liczy się czas. Chaos organizacyjny potrafi wyrządzić większe szkody niż samo zdarzenie. Kogo potrzebujesz w sztabie kryzysowym?

🔹 PR-owca, który zna zasady komunikacji i wie, że "bez komentarza" to w większości przypadków najgorszy komentarz.

🔹 Prawnika, który nie dopuści do sytuacji, w której jedna źle sformułowana fraza może spowodować zarzuty.

🔹 Rzecznika, który nie unika trudnych pytań i potrafi udzielić wywiadu do radia czy telewizji.

🔹 Przedstawicieli: IT, HR, produkcji, obsługi klientów – w zależności od specyfiki Twojej firmy.

Sztab kryzysowy powinien działać jak dobrze naoliwiona maszyna – a to oznacza szkolenia, aktualizacje wiedzy i symulacje.

‍

3. Monitoruj – bo jeśli nie słyszysz grzmotów, to nie znaczy, że nie nadchodzi burza

Zarządzanie kryzysem zaczyna się dużo wcześniej niż pierwsze nagłówki w mediach. Firmy, które dobrze radzą sobie w sytuacjach kryzysowych, wiedzą, że stały monitoring to radar, który pozwala wykryć problem, zanim stanie się on medialnym pożarem.

🔍 Korzystaj z narzędzi do monitorowania mediów, portali, social mediów, które pozwalają wykrywać negatywne wzmianki w czasie rzeczywistym.

📊 Słuchaj tego, co mówią klienci, pracownicy i media – czasem kryzys zaczyna się od jednej niezadowolonej osoby.

⚡ Wykrywaj sygnały ostrzegawcze i dmuchaj na zimne – im szybciej zareagujesz, tym większa szansa, że unikniesz eskalacji.

‍

4. Miej gotowe słowa na trudne czasy

W świecie PR czas to waluta. Gdy dochodzi do kryzysu, firmy, które milczą za długo, oddają narrację innym – mediom, komentatorom, konkurencji, hejterom. Szybka, konkretna i dobrze przemyślana komunikacja to klucz do przetrwania.

🔹 Zredaguj szablony oświadczeń i informacji prasowych na różne scenariusze – zmiana kilku słów jest szybsza niż tworzenie komunikatu od zera.

🔹 Zdefiniuj kluczowe stanowisko firmy w najważniejszych tematach – kilka zdań, które jasno określają zdanie firmy w postaci Q&A. To Twój podstawowy dokument. Aktualizuj go regularnie.

🔹 Przygotuj CEO i zarząd – zadbaj o przeszkolenie decydentów w firmie. Wygłaszanie oświadczeń czy udzielanie wypowiedzi to istotna umiejętność.

‍

‍5. Przećwicz kryzys, zanim wydarzy się naprawdę

Czy Twoja firma jest gotowa na medialną burzę? Nie dowiesz się, dopóki nie przeprowadzisz testów. Organizuj symulacje, które sprawdzą, jak zespół poradzi sobie pod presją.

🏆 Odpowiedzialne marki regularnie przeprowadzają "war games", czyli fikcyjne scenariusze kryzysowe, by sprawdzić reakcję swoich zespołów.

🎭 Organizuje się także tzw. "red teaming", gdzie jeden zespół odgrywa rolę mediów i opinii publicznej, a drugi próbuje zarządzać kryzysem.

📢 W Twojej firmie możesz np. zasymulować nagłą falę negatywnych komentarzy w social mediach i sprawdzić, jak zespół reaguje w ciągu pierwszych godzin.

Lepiej popełnić błędy w kontrolowanych warunkach i wyciągnąć wnioski, niż uczyć się na realnym kryzysie.

‍

6. Zadbaj o wizerunek i dobre praktyki

Zarządzanie kryzysem to nie tylko komunikacja w trakcie wystąpienia problemów – to także strategiczna praca na co dzień.

✅ Każdego dnia dbaj o ochronę danych, cyberbezpieczeństwo i dobre praktyki z obszaru prawnego.

✅ Troszcz się o najlepszą obsługę klientów i klarowną komunikację.

✅ Stawiaj na przejrzystą wymianę informacji z pracownikami i zawsze miej na uwadze ich dobrostan.

✅ Staraj się, by działania CSR-owe i employee advocacy Twojej firmy budowały reputację. Silna marka lepiej przetrwa sztorm niż firma bez wizerunkowego fundamentu.

Czy Twoja firma jest gotowa?

Kryzys nie pyta, czy masz czas – po prostu nadchodzi. Możesz reagować w panice albo działać według precyzyjnie przygotowanego scenariusza.

🔹 Masz opracowany plan kryzysowy?

🔹 Twój zespół wie, kto podejmuje decyzje?

🔹 Monitorujesz na bieżąco, co mówi się o Twojej firmie?

🔹 Masz gotowe komunikaty na różne scenariusze?

🔹 Przeprowadzasz ćwiczenia, by sprawdzić, jak Twoja firma działa pod presją?

‍

Jeśli Twoja odpowiedź na któreś pytanie brzmi "nie", czas to naprawić.

Burza może nadejść w każdej chwili. Nie czekaj, aż Cię zaskoczy🌪💡